Tự quyết toán hay ủy quyền cho công ty: Bạn thuộc trường hợp nào?

Cuối năm, bạn nên để công ty quyết toán thuế hay tự làm để nhận lại tiền đã nộp thừa? Ba yếu tố quyết định là số nguồn thu nhập, loại hợp đồng lao động và tình trạng làm việc tại thời điểm quyết toán. Với kỳ tính thuế 2026, bạn còn cần tính lại thuế theo biểu lũy tiến 5 bậc áp dụng cho cả năm, kể cả những tháng đầu năm đã khấu trừ theo cách cũ.

1. Hạn quyết toán thuế TNCN năm 2026 là ngày nào?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2026 được thực hiện trong năm 2027. Người lao động và doanh nghiệp có thời hạn nộp hồ sơ khác nhau.

Theo điểm a và điểm c khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ được xác định như sau:

Ngày 30/04/2027 rơi vào thứ Sáu, là ngày nghỉ lễ. Ngày 01/05/2027 rơi vào thứ Bảy, được nghỉ bù vào thứ Hai 03/05/2027 đối với lịch nghỉ hằng tuần thứ Bảy và Chủ nhật.

Khoản 7 Điều 3 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ trùng ngày nghỉ thì chuyển sang ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ. Kết hợp với khoản 3 Điều 111 và khoản 1 Điều 112 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, hạn tự quyết toán theo lịch làm việc hành chính thông thường là thứ Ba, ngày 04/05/2027.

Đây là thời hạn tính theo các quy định đang có hiệu lực, chưa tính đến khả năng điều chỉnh lịch nghỉ, lịch làm việc hoặc gia hạn của cơ quan có thẩm quyền.

Riêng người nước ngoài là cá nhân cư trú kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam phải hoàn thành quyết toán trước khi xuất cảnh, nhưng không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng, theo điểm d khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Bạn cũng cần phân biệt thời hạn nộp hồ sơ của công ty với thời hạn tự quyết toán của cá nhân. Trường hợp đủ điều kiện ủy quyền, hãy hoàn tất giấy tờ theo lịch nội bộ mà bộ phận kế toán thông báo, thay vì đợi đến hạn dành cho cá nhân tự nộp.

2. Ai phải tự quyết toán thuế TNCN năm 2026?

Không phải người có thu nhập từ tiền lương, tiền công nào cũng phải trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán.

Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP phân biệt các trường hợp không phải quyết toán, được ủy quyền và phải tự quyết toán.

Trường hợp không phải quyết toán

Khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định hai trường hợp đáng chú ý.

Thứ nhất, cá nhân có số thuế phải nộp cả năm nhỏ hơn số đã nộp, nhưng không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau, không phải tự quyết toán.

Chẳng hạn, bạn đã bị khấu trừ nhiều hơn nghĩa vụ thực tế, nhưng quyết định không đề nghị nhận lại phần chênh lệch. Khi đó, bạn không bắt buộc phải nộp hồ sơ chỉ để xử lý số tiền nộp thừa.

Thứ hai, người có thêm thu nhập ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 15.000.000 đồng, đã được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%, không phải quyết toán đối với phần thu nhập này theo điểm b khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Đây là quy định về việc không phải quyết toán phần thu nhập bổ sung, không có nghĩa khoản tiền đó là thu nhập không chịu thuế hay được miễn thuế.

Trường hợp phải tự quyết toán

Bạn cần trực tiếp quyết toán khi có nghĩa vụ phải nộp thêm hoặc muốn hoàn số thuế nộp thừa mà không thuộc diện được ủy quyền.

Những tình huống thường gặp gồm:

• Đã nghỉ việc tại công ty và không còn làm việc ở đó vào thời điểm quyết toán.
• Nhận tiền lương từ nhiều nơi trong năm, không thuộc trường hợp được ủy quyền theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
• Có thu nhập cộng tác đã khấu trừ 10% và muốn tổng hợp khoản này để xác định số thuế được hoàn.
• Muốn áp dụng các khoản giảm trừ chi phí khám chữa bệnh, giáo dục - đào tạo hoặc đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
• Đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo.

Hai trường hợp cuối thuộc diện phải tự quyết toán theo khoản 3 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Ví dụ, bạn làm việc tại công ty A từ tháng 01 đến tháng 05, sau đó chuyển sang công ty B từ tháng 06. Đến thời điểm quyết toán, bạn đang làm tại công ty B.

Do có thu nhập tiền lương từ hai công ty, bạn thông thường không được ủy quyền cho B quyết toán toàn bộ thu nhập của năm, trừ trường hợp điều chuyển thuộc ngoại lệ được quy định. Khi phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc muốn hoàn thuế, bạn cần tự quyết toán.

3. Khi nào được ủy quyền quyết toán thuế cho công ty?

Ủy quyền quyết toán thuế là việc người lao động giao cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay đối với phần thu nhập đủ điều kiện.

Theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người lao động được ủy quyền khi đáp ứng một trong các trường hợp sau.

Chỉ có một nguồn thu nhập tiền lương, tiền công

Bạn có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một tổ chức và thực tế vẫn đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán.

Quy định không bắt buộc phải làm đủ 12 tháng trong năm.

Ví dụ, bạn bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 08/2026, chỉ có thu nhập tiền lương tại đây và vẫn đang làm việc khi công ty quyết toán. Bạn có thể ủy quyền, dù mới làm được một phần năm.

Một ngoại lệ khác là người lao động được điều chuyển giữa các tổ chức do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức cùng hệ thống theo điểm a khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Có thêm thu nhập cộng tác đã khấu trừ 10%

Bạn vẫn được ủy quyền khi có một nguồn tiền lương theo hợp đồng từ 3 tháng trở lên, đang làm việc tại công ty, đồng thời có thu nhập ngoài đáp ứng điều kiện tại điểm b khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Cụ thể, thu nhập ngoài bình quân tháng trong năm không quá 15.000.000 đồng và đã bị khấu trừ 10%.

Ví dụ, bạn có lương chính tại công ty, đồng thời nhận tiền viết nội dung cho một đơn vị khác. Khoản cộng tác được khấu trừ 10% mỗi lần chi trả và đáp ứng giới hạn nói trên.

Bạn có thể ủy quyền cho công ty quyết toán phần tiền lương chính. Phần tiền cộng tác đã khấu trừ 10% không đưa vào quyết toán thay.

Tuy nhiên, việc không đưa khoản cộng tác vào quyết toán cũng đồng nghĩa bạn không thể thông qua công ty để tính lại và yêu cầu hoàn phần thuế đã khấu trừ đối với khoản này.

Muốn tổng hợp toàn bộ tiền lương, tiền công và thu nhập cộng tác để đối chiếu số thuế cả năm, bạn cần lựa chọn tự quyết toán. Khi đó, hệ thống quản lý thuế hỗ trợ tổng hợp các nguồn thu nhập và trừ số thuế đã khấu trừ, theo khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Bảng xác định nhanh cách quyết toán

Người lao động đủ điều kiện ủy quyền sử dụng mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Kế toán, nhân sự cần dùng mẫu mới áp dụng từ ngày 01/07/2026, bởi Thông tư 80/2021/TT-BTC đã bị bãi bỏ theo điểm h khoản 3 Điều 99 Thông tư 89/2026/TT-BTC.

4. Cách tính thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn khi quyết toán năm 2026

Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, quyết toán thuế không đơn giản là cộng số thuế đã bị trừ hằng tháng.

Bạn phải tính lại nghĩa vụ thuế của toàn bộ năm, sau đó so sánh với số thuế đã khấu trừ, tạm nộp.

Bước 1. Tổng hợp thu nhập chịu thuế

Cộng tất cả khoản thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế trong năm 2026, bao gồm thu nhập tại nhiều nơi khi bạn chọn tự quyết toán.

Khoản 3 Điều 8 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 xác định thời điểm tính thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc thời điểm người nộp thuế nhận được thu nhập.

Vì vậy, mốc đối chiếu là thời điểm chi trả, không phải tên tháng lương trên bảng lương.

Khoản thu nhập không chịu thuế hoặc được miễn thuế theo quy định tương ứng không được cộng nhầm vào thu nhập chịu thuế. Hai khái niệm này cần được phân biệt với khoản giảm trừ được trừ ở bước tiếp theo.

Bước 2. Xác định các khoản được giảm trừ

Theo khoản 2 Điều 8 và các Điều 10, 11 Luật số 109/2025/QH15, thu nhập tính thuế được xác định bằng thu nhập chịu thuế trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và khoản giảm trừ được pháp luật cho phép.

Giảm trừ gia cảnh kỳ tính thuế 2026:

Các mức này được quy định tại Điều 1 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, đồng thời được thể hiện tại khoản 1 Điều 10 Luật số 109/2025/QH15.

Khi quyết toán, người nộp thuế được tính giảm trừ cho bản thân đủ 12 tháng dù chỉ nhận lương trong một số tháng, theo điểm b khoản 1 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Riêng người nước ngoài cư trú có quy tắc xác định thời gian giảm trừ theo điểm c cùng khoản.

Đối với người phụ thuộc, mức giảm trừ được tính theo số tháng đủ điều kiện. Điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP yêu cầu đăng ký người phụ thuộc kèm hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Với kỳ 2026, bạn cần hoàn thành việc này trước ngày 31/12/2026.

Đã đăng ký đúng hạn nhưng chưa giảm trừ trong năm, bạn được tính lại từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán.

Các khoản giảm trừ khác:

Khoản 2 và khoản 3 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP cho phép giảm trừ:

• Chi phí khám chữa bệnh tại cơ sở y tế trong nước thuộc phạm vi danh mục do bảo hiểm y tế chi trả, tổng tối đa 23.000.000 đồng/năm.
• Chi phí giáo dục - đào tạo đủ điều kiện tại cơ sở trong nước, tổng tối đa 24.000.000 đồng/năm.

Cả hai mức giới hạn tính cho tổng khoản chi đủ điều kiện của bạn và người phụ thuộc, không phải mức riêng cho từng người.

Hóa đơn, chứng từ phải thể hiện thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc. Chi phí khám chữa bệnh còn cần bảng kê chi phí theo quy định. Phần chi đã được nguồn khác thanh toán, bao gồm bảo hiểm hoặc đơn vị hỗ trợ, không được tính giảm trừ lần nữa.

Ngoài ra, khoản đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ thuộc diện được trừ có tổng giới hạn 3.000.000 đồng/tháng, kể cả phần doanh nghiệp đóng cho người lao động, theo điểm a khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Bước 3. Áp dụng biểu thuế lũy tiến 5 bậc

Biểu thuế mới được quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật số 109/2025/QH15.

Đây là biểu thuế lũy tiến từng phần, nên dù thu nhập nằm ở bậc cao, không phải toàn bộ thu nhập đều chịu thuế suất của bậc đó.

Mặc dù Luật số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, khoản 2 Điều 29 quy định các nội dung liên quan đến tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.

Vì vậy, quyết toán năm 2026 sử dụng biểu 5 bậc cho toàn bộ thu nhập tiền lương, tiền công của cả năm, không chia nửa đầu năm áp dụng biểu cũ và nửa cuối năm áp dụng biểu mới.

Khoản 2 Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP cũng quy định số thuế đã khai, nộp cho giai đoạn từ ngày 01/01/2026 đến trước ngày 01/07/2026 theo quy định cũ không phải nộp lại hồ sơ khai thuế tháng, quý. Phần chênh lệch được điều chỉnh khi quyết toán năm 2026.

Bước 4. Đối chiếu với số thuế đã khấu trừ

Công thức cuối cùng:

Chênh lệch thuế = Thuế TNCN phải nộp cả năm - Thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm

• Kết quả dương: có số thuế phải nộp thêm.
• Kết quả âm: có số thuế nộp thừa.
• Kết quả bằng không: đã nộp đúng nghĩa vụ cả năm.

Số nộp thừa có thể được hoàn hoặc bù trừ theo quy định. Việc có được hoàn tiền hay không còn phụ thuộc vào yêu cầu của người nộp thuế và hồ sơ quyết toán.

5. Ba ví dụ tính quyết toán thuế TNCN năm 2026

Các ví dụ dưới đây giả định người lao động Việt Nam là cá nhân cư trú, không có khoản thu nhập miễn thuế, giảm trừ đặc biệt hoặc điều chỉnh khác ngoài dữ liệu đã nêu.

Tiền bảo hiểm người lao động đóng được giả định bằng 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng, gồm bảo hiểm xã hội (BHXH) 8%, bảo hiểm y tế (BHYT) 1,5% và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1%. Căn cứ lần lượt là điểm a khoản 1 Điều 33 Luật BHXH số 41/2024/QH15, điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định 188/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 4 Nghị định 374/2025/NĐ-CP.

Ví dụ 1. Lương 30 triệu đồng mỗi tháng, làm đủ năm

Giả sử bạn làm việc tại một doanh nghiệp thuộc Vùng I trong cả 12 tháng năm 2026, với các thông tin:

• Lương gross: 30.000.000 đồng/tháng.
• Tiền lương đóng bảo hiểm: 30.000.000 đồng/tháng.
• Người phụ thuộc: không có.
• Doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo mức giảm trừ và biểu thuế năm 2026 từ tháng 01/2026.
• Không có nguồn thu nhập khác.

Bước 1. Tính thu nhập chịu thuế

30.000.000 × 12 = 360.000.000 đồng.

Bước 2. Tính bảo hiểm được trừ

30.000.000 × 10,5% × 12 = 37.800.000 đồng.

Giảm trừ bản thân:

15.500.000 × 12 = 186.000.000 đồng.

Bước 3. Tính thu nhập tính thuế

360.000.000 - 37.800.000 - 186.000.000 = 136.200.000 đồng.

Bước 4. Tính thuế cả năm

Theo biểu 5 bậc tại khoản 2 Điều 9 Luật số 109/2025/QH15:

120.000.000 × 5% = 6.000.000 đồng.

(136.200.000 - 120.000.000) × 10% = 1.620.000 đồng.

Tổng thuế phải nộp:

6.000.000 + 1.620.000 = 7.620.000 đồng.

Mỗi tháng doanh nghiệp đã khấu trừ 635.000 đồng, tổng cả năm là 7.620.000 đồng.

Như vậy, chênh lệch quyết toán bằng 0 đồng. Bạn không phải nộp thêm và cũng không có thuế nộp thừa.

Trường hợp vẫn đang làm việc tại công ty khi quyết toán, bạn đáp ứng điều kiện ủy quyền theo điểm a khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Ví dụ 2. Lương chính 25 triệu đồng, có thêm thu nhập cộng tác

Bạn làm việc tại một doanh nghiệp thuộc Vùng I trong cả năm 2026, đồng thời nhận thêm tiền cộng tác từ tháng 07 đến tháng 12.

Thông tin:

• Lương chính: 25.000.000 đồng/tháng trong 12 tháng.
• Lương đóng bảo hiểm: 25.000.000 đồng/tháng.
• Thu nhập cộng tác không ký hợp đồng lao động: 8.000.000 đồng/tháng trong 6 tháng.
• Mỗi lần nhận tiền cộng tác đã bị khấu trừ 10%.
• Không có người phụ thuộc.
• Công ty chính khấu trừ thuế theo biểu mới trong cả năm 2026.

Bước 1. Tính tổng thu nhập chịu thuế

Lương chính:

25.000.000 × 12 = 300.000.000 đồng.

Tiền cộng tác:

8.000.000 × 6 = 48.000.000 đồng.

Tổng thu nhập chịu thuế:

300.000.000 + 48.000.000 = 348.000.000 đồng.

Bước 2. Trừ bảo hiểm và giảm trừ gia cảnh

Bảo hiểm:

25.000.000 × 10,5% × 12 = 31.500.000 đồng.

Giảm trừ bản thân: 186.000.000 đồng.

Thu nhập tính thuế:

348.000.000 - 31.500.000 - 186.000.000 = 130.500.000 đồng.

Bước 3. Tính thuế cả năm

120.000.000 × 5% = 6.000.000 đồng.

10.500.000 × 10% = 1.050.000 đồng.

Tổng thuế phải nộp là 7.050.000 đồng.

Bước 4. Tính số đã khấu trừ

Thuế trên lương chính mỗi tháng:

(25.000.000 - 2.625.000 - 15.500.000) × 5% = 343.750 đồng.

Cả năm:

343.750 × 12 = 4.125.000 đồng.

Thuế đã khấu trừ từ tiền cộng tác:

48.000.000 × 10% = 4.800.000 đồng.

Tổng đã khấu trừ:

4.125.000 + 4.800.000 = 8.925.000 đồng.

Bước 5. Xác định tiền thuế nộp thừa

8.925.000 - 7.050.000 = 1.875.000 đồng.

Bạn có thể đề nghị hoàn 1.875.000 đồng khi tự quyết toán, với điều kiện số liệu và hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận.

Trường hợp này khá đặc biệt: bạn đủ điều kiện ủy quyền cho công ty quyết toán phần lương chính, vì khoản cộng tác đã khấu trừ 10% và không vượt giới hạn tại điểm b khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Tuy nhiên, muốn tính lại toàn bộ thu nhập để nhận phần thuế nộp thừa, bạn phải chọn tự quyết toán.

Ví dụ 3. Nghỉ việc giữa năm, đã bị khấu trừ thuế nhiều hơn

Giả sử bạn làm việc tại một doanh nghiệp thuộc Vùng I từ tháng 01 đến hết tháng 06/2026, sau đó nghỉ việc và không nhận thêm tiền lương, tiền công trong năm.

Thông tin:

• Lương gross: 40.000.000 đồng/tháng.
• Lương đóng bảo hiểm: 40.000.000 đồng/tháng.
• Thời gian nhận lương: 6 tháng.
• Không có người phụ thuộc.
• Công ty khấu trừ thuế theo biểu mới và mức giảm trừ năm 2026 trong từng tháng.

Bước 1. Tính thu nhập chịu thuế

40.000.000 × 6 = 240.000.000 đồng.

Bước 2. Trừ bảo hiểm

40.000.000 × 10,5% × 6 = 25.200.000 đồng.

Bước 3. Trừ giảm trừ bản thân

Theo điểm b khoản 1 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, bạn được giảm trừ đủ 12 tháng khi quyết toán:

15.500.000 × 12 = 186.000.000 đồng.

Thu nhập tính thuế:

240.000.000 - 25.200.000 - 186.000.000 = 28.800.000 đồng.

Bước 4. Tính thuế cả năm

28.800.000 × 5% = 1.440.000 đồng.

Bước 5. Đối chiếu số đã khấu trừ

Trong từng tháng đi làm:

40.000.000 - 4.200.000 - 15.500.000 = 20.300.000 đồng thu nhập tính thuế.

Thuế mỗi tháng:

10.000.000 × 5% + 10.300.000 × 10% = 1.530.000 đồng.

Số đã khấu trừ trong 6 tháng:

1.530.000 × 6 = 9.180.000 đồng.

Số thuế nộp thừa:

9.180.000 - 1.440.000 = 7.740.000 đồng.

Bạn có thể đề nghị hoàn 7.740.000 đồng khi tự quyết toán.

Điểm tạo ra chênh lệch lớn nằm ở giảm trừ gia cảnh. Công ty chỉ tạm tính giảm trừ trong những tháng trả lương, còn khi quyết toán, bạn được tính đủ năm theo quy định.

Đây cũng là lý do người nghỉ việc giữa năm nên kiểm tra lại số thuế đã nộp, kể cả khi không có nghĩa vụ phải nộp thêm.

6. Thuế phải nộp thêm dưới 50.000 đồng có được miễn không?

Điểm a khoản 2 Điều 32 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định cá nhân có số thuế TNCN từ tiền lương, tiền công phát sinh phải nộp thêm hằng năm trên hồ sơ quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống được miễn số thuế này.

Chẳng hạn, bạn tính lại nghĩa vụ cả năm và phát hiện còn thiếu 35.000 đồng. Khoản thuế phải nộp thêm này thuộc diện miễn theo quy định.

Cần phân biệt rõ miễn số tiền thuế phải nộp thêm với không phải nộp hồ sơ quyết toán.

Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP không liệt kê riêng trường hợp có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống trong nhóm không phải quyết toán. Vì thế, người thuộc diện phải tự quyết toán vẫn cần nộp hồ sơ để xác định nghĩa vụ thuế, dù số thuế phát sinh thêm được miễn.

Chiều ngược lại cũng có một giới hạn cần lưu ý.

Theo điểm a khoản 4 Điều 29 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, khoản thuế TNCN nộp thừa hằng năm từ 50.000 đồng trở xuống trên hồ sơ quyết toán không được hoàn trả mà thực hiện bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

7. Hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN gồm những gì?

Cá nhân tự quyết toán sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN theo Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Tùy tình huống, bạn chuẩn bị:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN.
2. Phụ lục kê khai người phụ thuộc, trường hợp có đăng ký giảm trừ gia cảnh.
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN của các tổ chức đã trả thu nhập, chủ yếu là chứng từ điện tử.
4. Tài liệu xác nhận thu nhập và số thuế đã khấu trừ khi cần đối chiếu hoặc bổ sung thông tin.
5. Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học khi đề nghị giảm trừ khoản đóng góp.
6. Hóa đơn, chứng từ chi phí khám chữa bệnh kèm bảng kê và chi phí giáo dục - đào tạo khi đề nghị giảm trừ theo Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
7. Thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên người nộp thuế khi đề nghị hoàn thuế.

Không phải hồ sơ nào cũng cần toàn bộ giấy tờ kể trên. Chẳng hạn, người không có người phụ thuộc và không đề nghị giảm trừ chi phí đặc biệt sẽ không phát sinh chứng từ cho các khoản đó.

Đối với người nghỉ việc, nên liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty cũ để lấy chứng từ khấu trừ thuế và xác nhận thu nhập cần thiết.

Người có nhiều nguồn thu nhập cũng cần đối chiếu thông tin từng nơi, tránh bỏ sót số thuế đã bị khấu trừ.

8. Cách quyết toán thuế TNCN online

Bạn có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tuyến thông qua các kênh chính thức của ngành thuế:

• Cổng Thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn, chọn khu vực dành cho cá nhân.
• Ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại.

Các hệ thống hỗ trợ đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID theo phương thức được tích hợp.

Khoản 1 Điều 11 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân được cấp theo pháp luật về căn cước. Đối với công dân Việt Nam, đây là số định danh cá nhân 12 chữ số.

Các bước thực hiện

Bước 1. Đăng nhập hệ thống

Truy cập Cổng Thuế điện tử hoặc mở eTax Mobile. Đăng nhập bằng phương thức phù hợp.

Bước 2. Chọn chức năng quyết toán thuế

Tìm mục quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân. Tùy phiên bản, tên và vị trí menu có thể thay đổi.

Bước 3. Kiểm tra dữ liệu thu nhập

Đối chiếu số thu nhập chịu thuế, bảo hiểm đã đóng, số thuế đã khấu trừ và thông tin người phụ thuộc.

Hệ thống có thể hỗ trợ dữ liệu từ các tổ chức chi trả, nhưng bạn vẫn phải kiểm tra với chứng từ thực tế. Dữ liệu hiển thị có thể chưa tổng hợp đủ mọi nguồn thu nhập.

Bước 4. Kiểm tra số thuế chênh lệch

Xác định số thuế còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa. Trường hợp đề nghị hoàn thuế, kiểm tra kỹ tài khoản ngân hàng nhận tiền.

Bước 5. Gửi hồ sơ

Hoàn tất tờ khai, đính kèm tài liệu theo yêu cầu của hệ thống và gửi đến cơ quan thuế.

Bước 6. Theo dõi trạng thái

Sau khi gửi, bạn cần kiểm tra thông báo tiếp nhận, chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ. Việc gửi dữ liệu thành công chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được chấp nhận hoặc tiền hoàn thuế đã được duyệt.

Đặc biệt, cơ quan thuế không yêu cầu người nộp thuế cài ứng dụng lạ qua đường dẫn không rõ nguồn gốc hoặc chuyển tiền cho cá nhân để được hoàn thuế. Hãy chỉ thao tác trên kênh chính thức.

9. Những điểm kế toán và người lao động nên kiểm tra trước khi quyết toán

Đối với kế toán, nhân sự, khâu dễ sai thường nằm ở phân loại người lao động đủ điều kiện ủy quyền hơn là ở phép tính thuế.

Trước khi lập danh sách quyết toán thay, cần xác định nhân viên còn làm việc tại thời điểm quyết toán hay không, có thu nhập từ nơi khác không và có yêu cầu tự áp dụng các khoản giảm trừ thuộc Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP hay không.

Với người lao động, có ba thông tin nên đối chiếu trước khi xác nhận số liệu.

Thứ nhất, kiểm tra số thuế đã khấu trừ trong giai đoạn 01/01/2026 - 30/06/2026. Những tháng này có thể được tính theo quy định cũ tại thời điểm chi trả. Chênh lệch được điều chỉnh trong quyết toán năm 2026 theo khoản 2 Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Thứ hai, kiểm tra người phụ thuộc. Bạn không nên đợi đến lúc quyết toán mới tìm hiểu việc đăng ký người phụ thuộc, bởi điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP đặt thời hạn đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế.

Thứ ba, kiểm tra khoản tiền thực nhận từ các công việc ngoài. Tiền cộng tác, thù lao và các khoản trả theo từng lần có thể đã bị khấu trừ 10%. Khi tự quyết toán, số thuế này cần được tổng hợp để tránh bỏ sót quyền lợi về thuế.

Việc lựa chọn ủy quyền hay tự quyết toán không nên chỉ dựa trên cách nào ít giấy tờ hơn. Bạn cần biết phần thu nhập nào sẽ được quyết toán, phần nào giữ nguyên số đã khấu trừ và kết quả cuối cùng có phát sinh số thuế nộp thừa hay không.

Kết luận

Trước khi quyết toán thuế TNCN năm 2026, đừng chỉ kiểm tra bảng lương của tháng cuối cùng. Một khoản tiền cộng tác bị khấu trừ 10%, số tháng được giảm trừ gia cảnh hoặc chứng từ từ công ty cũ có thể làm thay đổi đáng kể số thuế bạn còn phải nộp hoặc được nhận lại.